A) Qualitätssicherung von Instandhaltungsmeldungen
- Prüfen der Meldungsqualität im CMMS/Maintool anhand festgelegter Mindestanforderungen: eindeutige Equipment-/Anlagenkennzeichnung und eindeutiger Ort, Störungsbild/Symptom, betriebliche Auswirkung, Randbedingungen und Fotos
- Meldekultur verbessern: Unvollständige Meldungen zurückweisen und Ersteller coachen
B) Triage und Backlog-Transparenz im Betrieb
- Mitwirken bei Erstbewertung und Triage, insbesondere in Frühbesprechungen, gemeinsam mit Betrieb/Asset Owner und Instandhaltung; Priorisierung vorbereiten Einordnung in Sofort-, kurzfristige, geplante oder Stillstands gebundene Maßnahmen
- Herstellen von Transparenz über den betrieblichen Backlog und den Bearbeitungsstatus (neu, in Klärung, in IH-Planung/AV, ausführungsreif und terminierbar, geplant, in Arbeit, rückgemeldet/abgenommen)
- Erkennen und Eskalieren von Wiederholstörungen, überalterten oder risikorelevanten Aufträgen sowie von Maßnahmen, die als IH-Projekt zu behandeln sind
C) Betriebsseitige Ausführungsreife und Gate 'ausführungsreif und terminierbar'
- Klären und bestätigen der betriebsseitigen Voraussetzungen vor der Einplanung: Zugangsmöglichkeit, Anlagenzustand, Abstellfenster, Produktionsplanung, Reinigungs /Entleerungsbedarf, Freischalt- und LOTO-Voraussetzungen sowie betriebliche Freigaben
- Klären von Paralleltätigkeiten, Gefährdungen und Schnittstellen sowie von betrieblichem Bedarf an Gerüst, Kran, Isolierung, Logistik oder sonstigen Hilfsmitteln
- Statusabgleich mit IH-Planung/AV zu Arbeitspaket, Ressourcen, Material, Hilfsmitteln und Fremdleistungen. Die technische Planung und Beschaffung werden dabei nicht vom IH Koordinator übernommen
D) Termin- und Tageskoordination im Betrieb
- Abstimmen der Wochen- und Tagespläne zwischen Produktion, IH-Planung/AV, Werkstätten und - bei größeren Maßnahmen - IH-Projektmanagement
- Koordinieren von Reihenfolgen, Gewerken, Paralleltätigkeiten, Flächen, Zugängen und betrieblichen Ansprechpartnern; Auflösen bzw. Eskalieren von Termin- und Schnittstellenkonflikten
- Nachhalten der betrieblichen Bereitstellungsleistungen wie Anlagenstillsetzung, Freischaltung, Spülen/Reinigen und Zugang, ohne die Verantwortung der ausführenden Betriebsfunktionen zu übernehmen
- Koordinieren kurzfristiger Plananpassungen bei Störungen, Produktionsänderungen oder fehlenden Voraussetzungen; Ressourcenentscheidungen verbleiben bei den zuständigen Werkstatt- und Planungsverantwortlichen
E) Ausführungsbegleitung, Abnahme und Folgemaßnahmen
- Ausführung begleiten: Informationsfluss zwischen Betrieb, Technical Services und Fremdfirmen sicherstellen
- Abweichungen eskalieren: Zusatzbefunde, Terminrisiken und geänderte Randbedingungen frühzeitig melden
- Abnahmen durchführen: Technische Abnahmen mit dem Asset Owner begleiten und Rückmeldungen einfordern
- Restarbeiten nachhalten: Mängel und Folgemaßnahmen im CMMS erfassen (kein eigenständiger Auftragsabschluss)
F) Operative Fremdfirmenkoordination im Betrieb
- Fremdfirmen koordinieren: Zugänge, Arbeitsflächen und PTW/LOTO-Schnittstellen im Tagesbetrieb regeln
- Unterstützen bei Pre-Job- und Toolbox-Briefings sowie Eskalieren von Regelabweichungen an Schichtführung, HSE und die IH-Verantwortlichen
- Überwachen der Fremdfirmenleistung vor Ort durch regelmäßigen Soll-Ist-Abgleich von Leistungsumfang, Arbeitsfortschritt, Anwesenheit, Mannschaftsstärke und eingesetzten Stunden; Abweichungen, Behinderungen, Wartezeiten und Zusatzleistungen werden zeitnah geklärt und nachvollziehbar dokumentiert
- Nicht nachvollziehbare, nicht belegte oder vom Auftrag abweichende Stunden und Zusatzleistungen nicht bestätigen, zur Korrektur zurückgeben und bei fehlender Einigung an die verantwortliche IH-Führung beziehungsweise den Besteller/Einkauf eskalieren. Die rechnerische und kaufmännische Rechnungsprüfung sowie Zahlungsfreigabe verbleiben bei den dafür zuständigen Funktionen
- Rollenabgrenzung: Keine Übernahme von Einkauf, Vergabe, Rechnungsprüfung oder fachlicher Aufsicht
G) Reporting und kontinuierliche Verbesserung
- Aufbereiten relevanter Kennzahlen, z. B. Meldungsqualität/Rückläuferquote, Backlog-Alter und Overdue, Quote ausführungsreifer Aufträge, Planerfüllung, Anteil geplant/ungeplant und Wiederholstörungen sowie bei Fremdfirmen geplante gegenüber bestätigten Stunden, Abweichungen und Nachforderungen
- Vorbereiten und Moderieren eines regelmäßigen Instandhaltungsreviews im Betrieb mit Asset Manager, Produktion und Technical Services einschließlich Maßnahmenverfolgung
- Teilnahme an Meetings vor Ort
